Как продуктивно работать с электронной почтой. | Психология

Как продуктивно работать с электронной почтой.

kak-rabotat-s-pohtoy

Psihologiy-yspexa.ru

Как продуктивно работать с электронной почтой. 10 советов от Лео Бабауты

1. Ограниченное время обработки e-mail. Я не держу открытой почту весь день и не проверяю ее часто. Я допускаю мысль того, что моя электронная почта будет нагромождена 20-30 письмами, но мой мир от этого не рухнет и мне вовсе не будет трудно обрабатывать почту. Заметьте, я говорю «время обработки e-mail», а не «время чтения e-mail» — я открываю свой электронный ящик и начинаю его опустошать вместо чтения писем и оставления их в почте.

2. Предпринимайте действие. Когда я открываю e-mail, то быстро принимаю решение: удалить/заархивировать, сделать сейчас (если это займет пару минут) и затем ответить/заархивировать, отправить быстрый ответ (и затем заархивировать), добавить в мой список задач, чтобы сделать позже (пометить и заархивировать). Ни в каком из этих случаев письмо не останется в электронном ящике.

3. Сразу добавляйте пометки в календарь. Одна из моих лучших привычек — это сразу открывать календарь, если в каком-либо письме присутствует дата, о которой мне необходимо будет помнить. Если кто-то хочет встречи по скайпу или приглашает на тренировки, информация об этом сразу заносится в календарь. Сейчас это можно автоматизировать, и поэтому я об этом почти никогда не забываю.

4. Сочетания клавиш. Я использую Gmail, который имеет потрясающую коллекцию комбинаций клавиш для работы с почтой. Я провел всего лишь несколько минут над их изучением, и если вы их будете сознательно использовать, то очень быстро запомните. Ключевыми для меня сочетаниями клавиш являются следующие: «gi» — вернуться во «входящие», «a» для архивирования, Shift-3 для удаления, «c» для создания нового письма, «r» для ответа, «f» для пересылки, «a» для ответа всем, «gs» — открыть список всех отмеченных писем, Tab Return — комбинация для отправки и архивирования письма после того, как я его напишу. Также у меня есть комбинация клавиш для перехода к следующему письму после того, как я удалю или заархивирую текущее. Это намного лучше, чем возвращаться во «Входящие», и так намного быстрее обрабывается почта.

5. Содержание моих писем короткое. Я обычно пишу письмо из 1-3 предложений. Очень редко, когда я пишу письмо, состоящее из более чем 5 предложений. Если я так делаю, то значит для этого есть серьезная причина. Если необходимо написать длинное сообщение, то я предпочитаю создать документ в Google Doc, написать в нем и расшарить его для необходимой персоны (документы в Google очень удобны для расшаривания, совместной работы, редактирования, чтения). Короткие письма — значит быстро отвечать, а другому человеку не придется продираться через кучу слов, чтобы получить ключевую информацию.

6. Быстрая возможность добавления задач в туду-лист. «Входящие» не являются отличным туду-листом, так как: 1) ваши списки задач смешиваются с кучей других вещей, из-за чего сложнее становится понять, что должно быть сделано; 2) темы писем обычно не содержат описания каких-то необходимых фактических действий, поэтому вам придется запоминать о том, что необходимо сделать, когда будете сканировать темы писем; и самое важное, 3) пока вы проверяете ваш список задач, приходят письма, требующие вашего внимания, и это будет вас постоянно отвлекать. Лучше всего хранить обычный текстовый документ. Я использую программу Launchbar для добавления текста в мой список задач, поэтому добавление нового пункта — это дело нескольких нажатий клавиш. Все это делается легко и просто, что позволяет мне быстро формировать красивый список задач без отвлечения на входящие письма.

7. Храните только непрочитанные письма в вашем инбоксе. Это подойдет лишь для опытных пользователей. Я «хакнул» свой Gmail и поэтому в моей входящей папке присутствуют только непрочитанные письма. Это означает, что если я прочитал письмо и ничего с ним не сделал, то оно исчезнет из моей электронной почты. Это вынуждает меня действовать сейчас и сразу, чтобы не потерять навсегда письмо. Это своеобразная встроенная мотивация, направленная на обработку e-mail, на практике очень помогает сохранять почтовый ящик пустым.

8. Заносите в закладки и прочтите позже. Часто нам шлют что-то, чтобы мы прочитали (что-то написанное собственноручно или какую-то понравившуюся статью). Я открываю ссылку, добавляю в закладки или в «InstaPaper», чтобы прочитать потом. Таким образом, я не трачу кучу времени на e-mail только потому, что мне надо будет прочитать какие-то присланные статьи.

9. Безжалостно фильтруйте. Когда я вижу в своей электронной почте письмо, которое не хочу видеть, и знаю, что это произойдет снова, то нажимаю «Отписаться» или создаю фильтр, чтобы это снова не попало в мои входящие письма. Это значительно сокращает объем моей электронной почты. Я безжалостен насчет этого и применяю это даже по отношению к тем людям, которые меня таким образом «беспокоют».

10. Закрывайте свой e-mail, когда все сделано. Когда я обработаю почту настолько, насколько могу, то просто закрываю ее. Мне не надо ее открывать даже спустя несколько часов.

Поделиться в соц. сетях

0

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован.

*